Облік товарів ー процедура, з якою постійно мають справу великі та маленькі компанії. Законодавство вимагає також від деяких категорій ФОП регулярно вести його. У процесі потрібно вносити дані про надходження й вибуття продукції на підставі первинної документації.
Для компанії з невеликим асортиментом, здавалося б, просто вести облік товарів вручну без помилок. Проте на практиці це складно, особливо якщо планується надалі розвивати бізнес. Краще автоматизувати цей процес, скориставшись можливостями програми USAP.ONLINE, створеної на основі хмарних технологій.
Навіщо використовувати сервіс для товарного обліку
Якщо це маленький інтернет-магазин або торговельна точка, керівник, як правило, заносить усі дані до електронного документа. Достатньо знати, скільки одиниць було куплено, по якій ціні, а також продану кількість та суму виторгу. Багато хто досі використовує для цього Excel або Google Документи.
Проте за такого підходу навіть у невеликого підприємства можуть виникати такі складнощі:
- фактична кількість товарів не збігається із вказаною в документації;
- хтось зі співробітників вчинив крадіжку;
- на полицях не вистачає продукції, яка користується попитом у клієнтів.
Крім того, поступово компанія розвивається. З часом може виникнути потреба відкрити нове відділення, взяти на роботу більше співробітників, розширити напрямки діяльності. В результаті облік вручну в електронних таблицях більше не буде настільки простим. Під час його ведення не виключено вірогідність помилки через людський фактор.
Які задачі вирішує програма для автоматизації обліку?
За допомогою спеціального сервісу вдасться уникнути проблем і не витрачати багато часу на заповнення накладних вручну. Все більше підприємств, у тому числі невеликих, переходять на автоматизацію для більш ефективного ведення бізнесу. Таким чином вдається:
- створювати й вести детальний облік;
- швидко знаходити товар на складі, щоб оформити його доставку;
- додавати різні торговельні точки та відстежувати рух продукції на кожній;
- надавати доступ до інформації іншим працівникам;
- генерувати звіти.
Автоматизація дає можливість упорядкувати товарний облік, не витрачаючи багато часу та зусиль.
Яку програму вибрати: на що звернути увагу
Щоб сервіс був корисним для бізнесу, він має відповідати кільком критеріям. Велике значення має зручність і простота використання, щоб співробітникам не потрібно було довго розбиратися в інтерфейсі. Більшість користувачів віддають перевагу програмі в хмарі, адже її не потрібно встановлювати на комп’ютер.
Коли дані зберігаються на віддаленому сервері, не доведеться хвилюватися про те, що вони можуть загубитися. Саме тому сервіси, створені на основі хмарних технологій, користуються попитом. Доступ до інформації можливий із будь-якого пристрою, для отримання й перегляду звітності не потрібно бути тільки за робочим комп’ютером.
Масштабованість та багатофункціональність ー також важливі критерії. Добре, коли програму можна підлаштувати під конкретний напрямок діяльності бізнесу і згодом розширити, додати нові торговельні точки, філіали, склади. Сучасні сервіси надають іще більше можливостей для бізнесу:
- контроль відносин із постачальниками;
- проведення розрахунків із клієнтами;
- відстеження робочих графіків співробітників та виконання ними поставлених завдань.
USAP.ONLINE ー програма в хмарі, яка має увесь необхідний функціонал для товарного та складського обліку. Цей сервіс легко інтегрується з іншими, що використовуються на підприємстві, та дозволяє створити звичне й зручне для роботи середовище.
